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【短文分享】執行員工績效改善計劃書(PIP)應注意事項與要點

近來進行企業輔導,頻頻出現針對組織不適任勞工處理議題接受諮詢,真心能夠理解某種程度上來說,公司已經退無可退,也造成其他同仁管理上的問題了,但是,當一切準備未臻完備,最後可能又會賠了夫人又折兵,特別是企業人資,一定要小心謹慎的面對。僅提供實務經驗供大家參考運用:

對於第11條5款所稱,在積極員工關懷作為下,綿密進行定期、不定期績效面談並記錄外,當瀕臨必須採取積極作為時,企業人資夥伴一定要留意是否完成最後處理原則相關準備,特別是員工績效改善計劃書(Performance Improvement Plan,PIP),應公平的針對所有績效被認定未達公司期待亟需輔導的員工,所規劃有系統地提出改善計畫文見表述,以希望改善共同朝一致目標前進為前提。

面談時,應明確告知依據與期約改善提供的目標與時間,溝通完畢後仍需以雙方簽署,確認訊息送達為要務,如員工不接受績效改善告知,當了解原由協助排除相關原因(如主管管理、領導的問題等),為防範員工僅以我不認拒簽,面試現場以既有設置錄影錄音監視系統(係為既有設備且可防止雙方不當言論或陳述),面試官可備註該員參與討論後拒絕簽署,再以郵件寄發並副知部門主管一併提醒協助措施的必需。特別是下列幾點:

  1. PIP應為內部知悉的作業流程之一,不可為某人所設置特別條款,正所謂不教而殺謂之虐,若是相信公司也站不住腳。

  2. 要說PIP並非一言堂式的要求員工,而是相較一般面談更為積極的正式運作體系,特別是常見以發警告信方式為之,文化差異要留意。

  3. 實務上確實有並非完全歸責於員工的現象,如發現必須另起他案進行管理程序或是規畫進行調校。

  4. 過程間不得出現面試主管非理性言論舉止,或涉及人身攻擊、輕蔑、侮辱等字眼與動作。

  5. 溝通達成一致目標為共識,發現非員工問題時,後續改善作為更可以獲得重大效果。

  6. 至於約定改善也需要符合SMART原則,強人所難的計劃目標賦予,不具任何意義。

  7. 約定後必要主管的過程協助與引導不可少,且應按時間進行確認並完成據實完成面談紀錄,受輔導員工才能理解與接受。

【文/楊宇聖總經理】